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教务处 招生与就业指导处 关于做好2018级新生入学资格审查和信息核对等相关工作的通知
浏览次数:0 来源:处发〔2018〕80号 发布日期:2018-09-29

 各学院:

为提高新生入学资格审查的准确性,严肃入学报到注册制度,防止弄虚作假、冒名顶替违法取得学籍,根据《普通高等学校学生管理规定》(教育部令第41号),结合我校实际,现将2018级新生入学资格审查和信息核对等相关工作安排如下:

一、新生入学资格审查

根据《普通高等学校学生管理规定》(教育部令第41号),高校要对新生报到所需录取通知书、身份证、户口迁移证、高考加分资格证明等材料与考生纸质档案、录取考生名册、电子档案逐一比对检查;对享受高考加分照顾、自主招生及通过有关专项计划的农村和贫困地区录取新生进行资格复核;要组织专家组对艺术、体育专业和高水平艺术团、高水平运动队等录取新生开展入学专业复测。对存疑的考生,要认真与生源地省级招生考试机构核实,严防冒名顶替和资格造假;对通过弄虚作假、徇私舞弊方式骗取高考加分资格、录取资格或冒名顶替入学的新生、未按规定公示有关资格身份的新生、未经省级招生考试机构办理录取手续的新生以及其他违规录取的新生,一律不予学籍电子注册,并报告有关部门倒查追责。

新生入学资格复查是对学生录取资格再次确认的重要环节,请各学院高度重视,严格按照上级各部门要求和《湖南师范大学本科学生学籍管理办法》,成立新生复查工作小组,制定具体工作方案,认真查验考生报到所需各项原始材料,确保新生入学资格复查切实有效。具体工作如下:

(一)身份及档案材料审核

1、新生报到后,学院要逐一查验录取通知书、高考准考证、身份证等证件材料,并认真与新生本人对照。

2、认真查验考生的高中档案及密封状态,办理登记手续。

3、请各学院学工办集中组织学生亲笔详尽填写《湖南师范大学2018级学生信息登记卡》(见附表一),并结合整理新生档案工作,核对学生中学档案中的相关信息,比较报到前后填写表格字迹是否一致;将学生的姓名、考生号、出生日期、身份证号和图像等信息,与《湖南师范大学2018级学生信息登记卡》以及学生本人进行认真比对。

各学院在新生身份及档案材料审核中,若发现不相符的现象,要认真核查,及时与学校招生办公室联系,提出初步处理意见;对不能明确认定者,应暂缓办理报到后的其他手续,待查实后办理。汇总情况后请填写《各学院2018级新生资格审查情况汇总表》(附表二),并报教务处学籍管理科。

(二)文化、专业水平复查

各学院可根据本院学生的具体情况,安排相应的文化水平复查工作。艺术类、体育类专业除文化水平复查外,还要安排专业课的复试复查。

对资格审查有疑问或复查成绩与高考专业成绩有较大差异的考生,由学院核实,提出初步处理意见,于10月30日前报招生办公室;新生资格复查的工作方案和总结需加盖学院公章并于10月30日前报招生办公室(联系人:刘老师,联系电话:0731-88872168)。

(三)审查结果及处理

新生入学资格审查工作结束后,对于资格审查合格的学生,办理注册手续。对于需要进一步核查、处理的学生,如需延期入学、转专业、休学、退学者,须报学校本科招生工作领导小组研究,如经上述审查发现有疑问而又无法根据已有材料确认,由招生办公室协同相关部门,调阅考生高考试卷和学生本人笔迹核对,仍不能确定的,报相关省级招生主管部门利用专业手段进行核实处理。对于涉嫌违纪、舞弊、冒名顶替的学生,招生办公室将会同相关部门认真调查,取证后,由招生办公室书面报告学校本科招生工作领导小组,根据《普通高等学校招生违规行为处置暂行办法》(教育部令第36号)有关规定取消录取资格或学籍,并报生源所在省级招办记入高考诚信电子档案。

二、新生学籍信息核对

(一)学校管理信息系统学生信息核对

根据学校本科招生办公室提供的新生数据,教务处对2018级新生数据进行整理并导入教学管理信息系统。

1、请各学院组织已报到入学且入学资格审查合格的2018级学生登陆到湖南师范大学教学管理信息系统的Web端(网址:http://jwglnew.hunnu.edu.cn/),认真、细致地核对自己的各项学籍信息,主要包括学号、姓名、性别、出生日期、民族、政治面貌、学院、专业名称、身份证号、家庭所在地、火车终点站。

系统中学生核对信息的具体操作方法是:登陆到管理系统的Web端(网址:http://jwglnew.hunnu.edu.cn/),输入用户名(统一为学号)和密码,进入系统后进行如下操作。

第一步:点击“个人信息核对与修改”,认真核对相关信息。

第二步:如所有信息无误,点击“确认无误”。

第三步:如“火车终点站”和“家庭所在地”等信息有误,点击“申请修改”,进入修改界面后,选择需修改的信息项,将准确信息选择并填写好,在“确认”栏点击“修改”,再点击“提交”即可;

第四步:如其他信息有误请及时与所在学院教务办联系,由学院教务办汇总后填写《各学院2018级新生信息修改汇总表》(附表三),并报教务处学籍管理科;其中,学生个人学籍主项信息(包括姓名、性别、出生日期、身份证号、民族)有误,请在学院教务办根据实际情况填写《高等学校学生学籍信息更改审批表》(附表四)或者《高等学校学生录取信息更改审批表》(附表五),并按表格备注栏要求附相关证明材料。

特别注意:家庭所在地请规范选择**省(自治区、直辖市)**市(地区、县) **;火车终点站请选择规范的火车站点名称(如北京、大连、株洲、岳阳等),且填写的火车站名称必须是离家庭所在地最近的火车站;没有直达火车需中转的,请填写中转站点名称,如长沙至齐齐哈尔暂未开通直达火车路线,需在北京中转,请在火车中转站栏填写“北京”;家庭所在地在长沙地区(含长沙、望城、宁乡、浏阳)的火车终点站统一填写为“无”。

学生入校后每人仅有一次修改机会,家庭所在地和火车终点站的规范填写将影响学生证和学生火车票优惠卡的使用,所以必须由学生本人认真提交,不要委托他人代劳。

2、学生个人学籍信息核对完成后,要由学生本人到教务办打印的学生名单上签名,以示负责,不得请人代签。

3、本次核对后的学籍信息将作为上报教育部学籍电子注册和毕业时学历证书电子注册的重要审核依据,请各学院高度重视此项工作,要求每一位学生本着对自己负责的态度,务必认真仔细核对各项学籍信息。

(二)教育部中国高等教育学生信息网新生学籍信息查询

根据教育部和教育厅有关学籍学历文件精神,2018级新生学籍电子注册信息于2018年10月1日在中国高等教育学生信息网公布,可供学生及社会上网查询,请各学院做好学籍学历信息注册、查询的相关政策宣传,并通知每一位2018级学生务必在2018年10月30前实名注册、登陆教育部中国高等教育学生信息网(网址:http://xjxl.chsi.com.cn/)对自己的学籍电子注册信息进行查询。如在中国高等教育学生信息网上查不到学籍的学生,请及时与学院教务办联系,由学院教务办汇总情况后报教务处学籍管理科。因未上网查询学籍信息而导致的一切后果由学生本人负责

、新生电子图像采集

为了促进教学管理信息化建设,方便学生各种考试的报考和学生证的打印,新生入校后由各学院统一进行图像采集,拍摄背景为蓝色,要求垂感和吸光好,学生尽量穿深色衣服。采集的图像分辨率为112×168,文件大小必须小于10kb,文件名称统一以学号命名,必须保证文件名与系统中学生基本信息中的学号一致,文件存储为JPG格式。图像采集完后请组织学生再次认真核对照片,切勿张冠李戴。

、新生工作进度安排

为了保证2018级新生入学资格审查和信息核对等各项工作的顺利进行,结合我校今年的实际情况,现将各项工作的具体要求和完成时间做了详细的安排,具体见《2018级新生入学资格审查和信息核对等各项工作进程安排表》(附表六)。

如发现问题请及时与教务处学籍科、招生与就业指导处联系,电话:0731-88872217、0731-88872168,未尽事宜,另行通知。

 

 附件:2018相关附表(新生入学资格审查、信息核对).xls

教务处 招生与就业指导处  

2018年9月28日

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